Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет функции накладной и счета-фактуры. Рассмотрим правила подписания УПД продавцом в соответствии с законодательством.
Содержание
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет функции накладной и счета-фактуры. Рассмотрим правила подписания УПД продавцом в соответствии с законодательством.
Обязательные реквизиты для продавца
1. Основные данные
| Реквизит | Требования |
| Наименование продавца | Полное название согласно учредительным документам |
| ИНН/КПП | Действующие налоговые идентификаторы |
| Адрес | Юридический адрес организации |
2. Подписи и печати
- Подпись руководителя или уполномоченного лица
- Расшифровка подписи (ФИО, должность)
- Печать организации (если используется)
- Дата составления документа
Пошаговый процесс подписания
3. Подготовка к подписанию
- Проверьте правильность заполнения всех разделов
- Убедитесь в соответствии фактического отгрузки данным в УПД
- Подготовьте доверенность для подписания уполномоченным лицом
- Распечатайте документ в двух экземплярах
4. Процедура подписания
- Руководитель ставит подпись в графе "Продавец"
- Главный бухгалтер заверяет документ (при необходимости)
- Проставляется дата подписания
- Один экземпляр передается покупателю
Особенности электронного УПД
5. Подписание ЭУПД
- Использование квалифицированной электронной подписи
- Отправка через оператора электронного документооборота
- Контроль статуса подписания покупателем
- Хранение в электронном архиве
Важные рекомендации
- Храните копии подписанных УПД не менее 4 лет
- При обнаружении ошибок составьте корректировочный УПД
- Не подписывайте документы задним числом
- Своевременно регистрируйте в книге продаж
Правильное подписание УПД продавцом обеспечивает юридическую силу документа и соблюдение налогового законодательства. Особое внимание следует уделять соответствию фактических данных и реквизитов организации.
